Primero fue el Mobile World Congress en Barcelona el pasado mes de enero, pero en ese momento nada hacía presagiar que su cancelación sería solo la primera de una larga lista de eventos que no se han celebrado ni se celebrarán como medida de prevención frente al coronavirus. Así, lo que hace unos meses parecía que iba a ser un caso aislado, se ha convertido en las últimas semanas en la confirmación de una realidad: el turismo de negocios está viviendo una auténtica crisis que afecta por extensión y de forma muy directa al sector de las agencias de organización de eventos.

Lo cierto es que, durante las primeras semanas de gestión de la crisis, las empresas y los principales organismos internacionales estaban intentando por todos los medios mantener las principales citas programadas. Sin embargo, la recomendación de los gobiernos de evitar las grandes reuniones y las advertencias de la OMS de que no se están tomando “las medidas necesarias para hacer frente a la crisis que se nos avecina” están multiplicando la cancelación y suspensión de ferias y eventos previstos, mínimo, para los dos próximos meses.

Los primeros en suspenderse fueron los congresos con participación de personal sanitario, pero tras ellos se ha ido sucediendo la cancelación de prácticamente cualquier evento de índole empresarial, cultural o deportivo en el que se esperara una conjunción multitudinaria de personas. Una grave crisis que, como decimos, está poniendo en jaque el turismo de negocios en este primer semestre del año. No en vano, se trata de un sector que mueve en España unos 20.000 millones de euros al año, y que estaba llamado a crecer un 2% anual, algo que ahora no parece muy posible que vaya a suceder.

Debido a dichas cancelaciones, las agencias de organización de eventos, que en la mayoría de los casos se encargan de llevar a cabo estos actos, ven como cada día deben hacer frente a las miles de anulaciones que la no celebración de ferias y congresos provoca en los hoteles, empresas de restauración y aviones no ya de España, sino de todo el mundo. Solo en Madrid se estima que los hoteles están registrando un 24% de cancelaciones diarias por el virus. También compañías aéreas de todo el mundo se ven obligadas casi a diario a cancelar sus vuelos por orden de los gobiernos. Y todo ello está repercutiendo en las agencias de eventos que, en muchos casos, ven con incertidumbre cómo han desembolsado previamente grandes cantidades económicas para la reserva de plazas hoteleras, material por parte de proveedores, venues y de vuelos que finalmente no van a llevarse a cabo.

Pero también hay empresas que están recurriendo al ingenio para hacer frente a esta crisis mundial reinventando su forma de trabajar. Facebook, por ejemplo, que hace unos días se vio obligada a suspender su conocida conferencia anual de desarrolladores, F8, sí planea celebrar algunos eventos locales de menor envergadura (y, en consecuencia, con un menor número de personas congregadas) y ha optado también por producir material online en sustitución de la gran conferencia. Y es que precisamente es el ámbito online el que está registrando un importante auge y donde están surgiendo nuevas oportunidades de negocio, ya que la incertidumbre está multiplicando la venta online y la necesidad de refuerzo de imagen de marca por parte de las empresas a través de las redes sociales.

En Vértigo Comunicación, además de en la organización de todo tipo de eventos, también somos especialistas en Social Media y en la gestión de redes sociales y páginas web. Si a ti también te preocupa cómo el coronavirus puede afectar a tu negocio y quieres que te ayudemos a darle un impulso y una mayor proyección online, no dudes en contactar con nosotros.

A la hora de organizar una acción en un destino del que no hay un conocimiento o experiencia anterior, es fundamental contar con agencias especializadas en esa zona para ofrecer un excelente servicio sin sorpresas ni sobresaltos. A estas las llamamos agencias receptivas o DMC’s (siglas en inglés que hacen referencia a Destination Management Company). Para ello, os dejamos una lista de algunos factores que se deberían tener en cuenta:

1. Comprobar que la agencia receptiva coincida o sea similar en valores, filosofía, y calidad de servicio con nuestra organización. Esta debe ser nuestro apoyo y no un entorpecimiento en nuestro objetivo.
2. Capacitación y excelente manejo en temas de turismo de reuniones. En el pasado, los asistentes a estos eventos se limitaban a viajar, asistir a las reuniones, y realizar el viaje de vuelta sin apenas interactuar con el destino en cuestión. Hoy es completamente diferente: se busca ofrecer actividades que les haga integrarse con la cultura local, con su gastronomía, etc.
3. Creatividad en las propuestas que generen una experiencia única para los asistentes. Es más común de lo que podemos imaginar encontrarnos con numerosas firmas que ofrecen exactamente las mismas actividades/tours entre ellas.
4. Actitud positiva y proactiva en todo el proceso. Aunque lo ideal sería llegar a nuestro objetivo sin contratiempos, a veces nos topamos con cambios de último momento, por lo que se debe estar preparado y resolver la situación con agilidad.
5. Honestidad de principio a fin. Van a ser nuestros ojos en el destino elegido, por lo que debemos establecer una relación honrada desde la primera toma de contacto con ellos, ser realistas en cuanto a los objetivos a cumplir, marcar los niveles de exigencia esperados, etc.

Y es que organizar un evento es una experiencia muy gratificante si sabemos cómo hacerlo. Es importante conocer las claves para elegir una buena agencia receptiva de eventos, porque de ella dependerá el éxito de la acción. Dada la experiencia y conocimiento del equipo de Vértigo Comunicación en Andalucía, trabajamos también como agencia receptiva para ofrecer nuestros servicios a aquellas organizaciones cuyos eventos se realicen en esta comunidad autónoma.